Werken op projectmatige wijze

Wat is een project?

Een project is een tijdelijke samenwerking van verschillende mensen – meestal uit verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd, met een vastgesteld budget een vooraf vastgesteld projectresultaat te behalen.

In organisaties worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd, globaal onder te verdelen in 3 groepen;

1. Improvisatie

2. Routinematige werkzaamheden

3. Projectmatige werkzaamheden

	Improvisatie	Projectmatig werken	Routinematig werken
Wanneer?	Ad-hoc (plotseling)	Te voorzien, te plannen	Herhalend, dagelijks
Resultaat?	Onzeker	Redelijk zeker	Zeker
Bekend?	Nieuw, onverwacht	Nieuw, voorspelbaar	Bekend
Vrijheid?	Veel	Volgens methode	Nauwelijks of geen
Werkwijze?	Chaotisch, proberen	Planmatig	(Standaard) procedure
Gericht op?	Flexibiliteit	Effectiviteit	Efficiëntie
Beheersbaar?	Nauwelijks	Redelijk	Zeer

Projectmatig werken

Voor projectmatig werken zijn er verschillende projectmanagement methoden ontworpen, de ene methode past beter bij een bepaald soort project dan een andere.

Toch is er een standaard fasering om projectmatig te werken, welke bij de meeste soorten projecten toepasbaar is.

Deze zijn opgedeeld in de volgende traditionele fasen, uit elke fase komt een document/resultaat voort.

	Fase	Wat wordt besproken/wat gebeurt er	Resultaat
1	Initiatiefase	Het idee komt tot stand	Projectvoorstel
2	Definitiefase	Wat moet er gebeuren	Plan van Aanpak
3	Ontwerpfase	Hoe gaat het worden?	Ontwerp
4	Voorbereidingsfase	Hoe moet het gemaakt worden?	Gedetailleerd ontwerp
5	Realisatiefase	Doen!	Projectresultaat
6	Nazorg	Gebruik en instandhouding van het projectresultaat	Gebruik en instandhouding van het projectresultaat

Binnen een project zijn er over het algemeen 5 aspecten die bijgehouden, beheerst en bewaakt moeten worden; GOKIT

1. Geld (Tijdens het verloop van het project moet steeds helder zijn welke kosten zijn gemaakt en welk deel van het projectbudget is verbruikt.)
2. Organisatie (Bewaking van het projectdoel, de projectmanager gaat verstandig om met gewenste wijzigingen van de opdrachtgever.)
3. Kwaliteit (Tussentijdse kwaliteitscontroles.)
4. Informatie (Voortdurend overleg over de voortgang tussen betrokkenen.)
5. Tijd (De werkelijkheid zal bijna altijd afwijken van de planning. De projectleider stelt de planning constant bij.)

Hoe al deze aspecten beheerst en bewaakt moeten worden, wordt uitgebreid uitgewerkt in het Plan van Aanpak.

Soorten projecten

Er zijn verschillende soorten projecten en deze worden onderverdeeld in 5 categorieën, ook hier in een tabel voor het overzicht.

	Soort project	Eigenschappen	Voorbeelden
1	Technisch project	- Verandering in techniek of nieuw product - Valt goed te plannen - Duidelijk eindresultaat	- Gebouw - Pijplijn - Spoorlijn
2	Sociaal project	- Betrekking op hoe mensen samenwerken - Moeilijker uit te voeren, mensen hebben moeite met verandering	- Reorganiseren van een bedrijf - Aanpassen van werkprocedures
3	Commercieel project	- Hebben als doel: geld verdienen	- Marktonderzoek - Ontwikkelen van een nieuw product
4	Gemengd project	- Tussenvorm van gecombineerde projecten - Projectleden komen uit sterk verschillende vakgebieden	- Ontwerpen, programmeren en installeren van een computersysteem
5	Evenementen	- Het projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment	- Beurs - Festival

Voorbeeld van een project

Het volgende project is een simpel voorbeeld waar de traditionele fasen duidelijk te onderscheiden zijn.

Het bouwen van een huis, dit project behoort tot de categorie 'technisch project'. Er is een duidelijk eindresultaat en deze valt dus goed te plannen.

1. Initiatiefase; een jong gezin heeft het idee dat ze willen verhuizen naar een kindvriendelijke buurt. Ze hebben besloten een eindje buiten de randstad een stuk grond te kopen, en daar een huis te laten bouwen. Ze huren een aannemer in en bespreken al hun eisen en wensen en budget. Deze neemt de aannemer mee en komt vervolgens met een projectvoorstel, een globaal idee van hoe het huis er uit komt te zien. Met eventueel een aanpassing, wordt het projectvoorstel goedgekeurd door het gezin.
2. Definitiefase; Aan de hand van het projectvoorstel, wordt er een lijst gemaakt van wat er allemaal moet gaan gebeuren. Welke vakmannen moeten er komen en wanneer, moeten er vergunningen worden aangevraagd, hoelang gaat alles duren en hoeveel gaat het kosten, etc. Alles wordt nauwkeurig beschreven in het Plan van Aanpak.
3. Ontwerpfase; In deze fase gaat de aannemer opnieuw met het gezin samenzitten. Nu gaan ze gedetailleerder in op het ontwerp van het huis, meestal aan de hand van een 3D virtueel ontwerp programma. Welke tegels komen er in de badkamer, het uitkiezen van een keuken, de kleur van de muren, het ontwerp van de trap, ect. Aan de hand hiervan wordt het ontwerp opgesteld.
4. Voorbereidingsfase; De aannemer overlegt het ontwerp met zijn team, en stelt een document op over hoe dit ontwerp zal worden gerealiseerd, het gedetailleerd ontwerp. Denk hierbij aan de blauwprint van het huis, de precieze afmetingen, alle benodigde materialen, ect.
5. Realisatiefase; Het uitvoeren van het Plan van Aanpak aan de hand van het gedetailleerd ontwerp. Aan het einde van deze fase is het huis af. Het projectresultaat wordt opgeleverd en (eventueel met aanpassingen) goedgekeurd door het gezin.
6. Nazorg; Het gezin verhuist naar hun nieuwe huis en maken daarmee gebruik van het projectresultaat. In de loop van tijd zullen er renovaties of reparaties plaatsvinden, dit behoort tot het in standhouden van het projectresultaat.

Andere projectmanagement methoden

Projectmatig werken volgens de traditionele fasering is slechts eén projectmanagement methode.

Daarnaast zijn er verschillende andere methoden ontwikkeld om verschillende soorten projecten aan te pakken.

Het is belangrijk om te herkennen wat voor soort project het is en wat het vermogen is van de organisatie, om te kunnen kiezen voor de juiste projectmethode.

Sommige projectmanagement methoden zijn specifiek ontwikkeld voor een bepaald toepassingsgebied maar kunnen zeker ook worden gebruikt voor andere soort projecten.

De volgende methoden worden kort beschreven;

- P6-methode

- Scrum methode

- Agile methodiek

- Kanban methode

De P6-methode

De P6-Methode is een projectmanagementmethode geschreven door Roel Gritt.

Het wijkt iets af van de traditionele manier om een project te faseren, voornamelijk doordat er in stap 4 van de P6-Methode meerdere uitvoeringsfasen zijn.

Deze uitvoeringsfasen kunnen flexibel worden ingericht, afhankelijk van het individuele project. In deze stap wordt regelmatig de Scrum methode toegepast.

De methode legt de nadruk op de onderdelen die altijd voorkomen in een project en deze zijn gevormd in 6 stappen;

Stap 1: Opstarten project

- Het idee ontstaat.

- Er wordt eventueel een projectvoorstel gemaakt en goedgekeurd.

- De projectopdracht wordt verstrekt door de opdrachtgever.

Stap 2: Inrichten project

- Het projectteam wordt samengesteld.

- Het projectvoorstel wordt uitgebreid besproken.

- Er worden afspraken gemaakt en vastgelegd over de samenwerking, de rollen worden verdeeld.

- Er wordt een communicatieplan opgesteld voor de stakeholders.

Stap 3: Maken van Plan van Aanpak (PvA)

- Het PvA wordt opgesteld door het projectteam.

- Het PvA omschrijft de gehele aanpak v.h. project en het projectresultaat in detail.

- Het PvA wordt goedgekeurd door de opdrachtgever (na eventuele aanpassingen).

- Het PvA vormt een contract tussen het projectteam en -manager en de opdrachtgever.

- Aan het eind van stap 3 staat er een werkend projectteam klaar om het PvA uit te voeren.

Stap 4: Uitvoeren project

- Deze stap bestaat uit verschillende fasen, afhankelijk van het project.*

- Via tussenresultaten van de uitvoeringsfasen wordt het projectresultaat opgeleverd.

* Deze stap onderscheidt de P6-methode van de traditionele fasering van projecten.

Stap 4 omvat verschillende uitvoeringfasen, deze zijn flexibel in te vullen, afhankelijk van het individuele project.

Deze kan bijvoorbeeld zijn opgedeeld in de uitvoeringsfasen ontwerp, voorbereiding en uitvoering.

Aan het eind van elke fase vindt er een overgang naar de volgende uitvoeringsfase plaats.

In deze vierde stap worden per uitvoeringsfase de beheersaspecten GOKIT bewaakt.

Stap 5: Opleveren projectresultaat

- Het project is grotendeels uitgevoerd en wordt getest.

- Met eventuele aanpassingen, goedkeuring en acceptatie van de opdrachtgever, wordt het projectresultaat officieel opgeleverd.

Stap 6: Afsluiting van het project

- Het gebruik en beheer van het projectresultaat wordt voorbereid. *

- Na het opleveren van de projectdocumentatie en evaluatie wordt het projectteam officieel uit zijn taak ontheven en is het project ten einde.

* Dit is alleen aan de orde wanneer het projectresultaat na de officiële afloop van het project beschikbaar blijft voor gebruik. (Bijvoorbeeld bij technische projecten)

In dit geval moet het worden beheerd. Dit houdt in dat de organisatie ervoor moet zorgen dat de kwaliteit van het projectresultaat stabiel blijft en het projectresultaat up-to-date.

Deze fase hoort niet meer binnen het project maar bij de nazorg.

De Scrum methode

De scrum methode is een van de verschillende methoden van de Agile methodiek. "De Agile methodiek is een manier van werken die heel wendbaar of bewegelijk is." Omdat de scrum methode veelal zijn eigen termen toepast, kan dit een beetje ingewikkeld klinken. Onderstaand een lijstje van woorden uit de ‘Scrumtaal’.

Scrum term	Betekenis	Vergelijkbaar?
Scrumteam	De leden van het projectteam, die gebruik maken van de Scrum-methode	Het projectteam
Product owner	De vertegenwoordiger van de stakeholders en voordrager van de product backlog	De opdrachtgever
Product	Het volledige op te leveren resultaat	Het projectresultaat
User story's	Alle wensen die de stakeholders hebben m.b.t. het product	De wensen in een projectvoorstel
Product backlog	Lijst van de daadwerkelijk uit te voeren user story's	De eisen in een projectvoorstel
Sprint	Een cyclus waaruit een voltooid gedeelte van het product voortkomt	Uitvoeringsfase
Sprintplanning	De product backlog wordt verdeeld over meerdere sprints. Het overzicht hiervan is de sprintplanning	Plan van Aanpak
Sprint backlog	De uit te voeren user story's per sprint	De activiteiten per uitvoeringsfase
Shipable product	De voltooide sprint backlog, aan het einde van de sprint	Tussenresultaat
Scrum task board	Het overzicht van de voortgang van het project	-
Daily stand-up	Dagelijkse korte meeting over de voortgang van de sprint backlog	Dagelijkse voortgangsrapportage
Sprint review meeting	Meeting na afloop van een sprint	Evaluatie en feedback
Scrummaster	Coacht, adviseert, ondersteunt het scrumteam tijdens het project	-

Deze methode bestaat uit opeenvolgende cycli (sprints) van 2-4 weken , die steeds een voltooid gedeelte van het volledige project opleveren.

In tegenstelling tot andere methoden, maakt het scrumteam geen volledig projectplan voor het projectresultaat, voor aanvang van het project.

Dit is omdat het product vaak nog niet duidelijk is, maar meer een punt op de horizon, een visie als het ware.

Wel wordt er een wensenlijst van het product gemaakt. Alle wensen noemen ze de user story's.

De user story’s zijn samengesteld door de stakeholders van het product, deze worden vertegenwoordigd door een zelf-aangewezen product owner. Deze rol is te vergelijken met de opdrachtgever, in andere projectmanagement methoden.

De product owner beslist welke van de user-story's daadwerkelijk zullen worden uitgevoerd. Ook hiervan wordt dan weer een lijst gemaakt, deze wordt de product backlog genoemd.

De te verwezenlijken user story's worden in volgorde van prioriteit gezet in de product backlog.

Van de user story’s wordt een te besteden tijd gepland en deze worden vervolgens ingedeeld in sprints, voor elke sprint wordt een sprint backlog opgemaakt door de product owner en het scrumteam. De sprintplanning is het overzicht van alle sprints en hun backlog.

Aan het begin van elke sprint wordt er een sprint meeting gehouden; de ‘sprint planning meeting’.

Hierin worden de sprint backlogs van de betreffende sprint overlegd. Aan de hand daarvan wordt er een to do lijst opgesteld en verdeeld onder de teamleden.

Een sprint duurt meestal 2-4 weken, en in deze periode worden er dus eén of meerdere user story's, volgens de sprintplanning, volledig uitgevoerd.

Aan het eind van elke sprint levert het team dus steeds een voltooid deel van het product op.

Zo ontstaan er steeds meer tussenresultaten. Zo’n werkend tussenresultaat heet een shipable product.

Het scrumteam staat geen wijzigingen toe tijdens een sprint, wordt er toch iets anders gevraagd, dan wordt dit toegevoegd aan de sprint backlog van de volgende sprint.

De user story's met de hoogste prioriteit zijn vaak heel duidelijk en naar maten de wensen minder prioriteit hebben, worden deze vager.

De product backlog verandert in de loop van tijd vaak mee met de uitkomsten van de sprints, want het product wordt naarmate het project vordert steeds duidelijker.

Het scrumteam houdt elkaar op de hoogte tijdens de daily stand up; een kort werkoverleg die elke ochtend gehouden wordt en niet langer dan 15 minuten mag duren.

Hij wordt vaak letterlijk al staand gehouden en teamleden overleggen kort de status van hun werkzaamheden.

Aan het eind van elke sprint wordt er een sprint review meeting gehouden.

Alle stakeholders worden hiervoor uitgenodigd om een demo van het shipable product te komen bezichtigen. Het scrumteam legt in deze meeting ook uit hoe de sprint is verlopen.

Na de sprint wordt er tot slot een evaluatiemeeting gehouden, de sprint retrospective meeting. Hier wordt de sprint geëvalueerd en er wordt, vaak eén, verbeterpunt afgesproken om de volgende sprint beter te laten verlopen. Dit doel wordt bovenaan de volgende sprint backlog genoteerd, zodat dit ook daadwerkelijk prioriteit heeft en dus nageleefd wordt.

Bij een scrumproject is er een ScrumMaster aanwezig. Deze zorgt ervoor dat het scrumteam ongestoord te werk kan gaan tijdens een sprint, hij schermt ze als het ware af voor 'de buitenwereld'. Bijvoorbeeld dat stakeholders zich melden bij de product owner, ipv het scrumteam. Of verwezen naar de sprint review meeting wanneer deze een wens of vraag heeft over m.b.t. het project.

De ScrumMaster organiseert daarnaast de meetings van het project en hij coacht en adviseert het scrumteam.

De Agile methodiek

De Agile methodiek: Agile betekend letterlijk wendbaar/bewegelijk.

Er zijn een aantal projectmanagement methoden (waaronder de scrum methode) die de princiepen van de Agile methodiek gebruiken;

Voltooide tussenresultaten worden steeds gepresenteerd aan de stakeholders (incl. klanten).

Na elke demonstratie van een voltooid tussenresultaat krijgt het team feedback en nieuwe ideeen van de stakeholders en kan het team deze eventueel toepassen in het vervolg van het project.

Op deze manier is de Agile methodiek zeer wendbaar (AGILE); er kunnen steeds aanpassingen worden gemaakt naar de wensen van de stakeholders.

Hierdoor worden er alleen productspecificaties ingevoerd die daadwerkelijk op de wensenlijst staan van de stakeholders, in plaats van een voorspelling van de wensen.

Nog een groot voordeel hiervan is dat het project direct kan meebewegen met de veranderingen op de markt zonder dat er werk verloren gaat.

Hierdoor wordt er geen werk, tijd en geld verspild, dit is dan ook de bedoeling van de agile methodiek.

Als gevolg hiervan, is de uitkomst van het project van tevoren zeer beperkt te voorspellen. En wordt dat binnen deze methodiek dan ook niet gedaan, wel wordt een beeld van de gewenste uitkomst bedacht. De wensen met de hoogste prioriteit zijn duidelijk in het begin van het project, de opvolgende wensen worden steeds vager.

De Kanban methode

Kanban betekend letterlijk ‘visueel bord’ in het Japans, waar de methode is uitgevonden door een auto engineer van Toyota.

Ook de Kanban methode maakt gebruik van de princiepen van de Agile methodiek. De methode focust zich vooral op het visualiseren van de continue taskforce en het continu blijven leveren van producten, wanneer hier vraag naar is. Dus, anders dan de Scrum methode (sprints), heeft de Kanban methode een continu proces. Dit terwijl het team nooit meer werk mag hebben dan dat het aankan. Dit wordt gerealiseerd door de twee volgende primaire principes;

Een zeer hoge visualisatie van de workflow en een werk-in-proces limiet.

Stap 1 van deze methode is dan ook om alle vereisten en taken individueel op de schrijven op kaartjes. Vervolgens worden alle kaartjes op een Kanban bord geplaatst met 3 kolommen;

1. To do

2. In proces

3. Done

Dit is vergelijkbaar met een Scrumboard.

Een verschil met het scrumboard is dat alle taken en vereisten op het bord staan, in plaats van alleen de sprint backlog.

Nog een verschil is dat er op het Kanban bord vereisten en taken op elk moment mogen worden toegevoegd.

De continue workflow houdt in dat de kaartjes door de workflow van het Kanban bord worden geschoven.

Wanneer er een taak voltooid is, komt het kaartje naar aanleiding van een signaal in de laatste kolom ‘Done’ terecht.

Dan wordt er weer een signaal gegeven om een kaartje van de eerste kolom ‘to do’ door te schuiven naar de tweede kolom ‘in proces’.

Dat er een werk-in-proces limiet is, maakt dat er nooit meer kaartjes in de kolom ‘in proces’ staan, dan het afgesproken WIP limiet.

Op deze manier maakt het team steeds een vereiste af, voordat ze aan een nieuwe beginnen. Het team behoudt hierdoor overzicht en focus.

Dit artikel "Werken op projectmatige wijze" is uit Wikipedia. De lijst van zijn auteurs is te zien in zijn historische   en/of op de pagina Edithistory:Werken op projectmatige wijze.

---

 Facebook Page

 Follow us on Twitter !

Read or create/edit this page in another language

• Werken op projectmatige wijze in English